コスト削減や業務効率などを目的に、海外アウトソーシングを取り入れる企業が増えています。海外アウトソーシング(BPO)では、以前の記事「海外BPOサービスのメリットと注意点」でもお話しましたが、必ずしもメリットばかりではなく注意すべき点もあります。
海外アウトソーシングの注意点を考慮し、メリットを享受するためにも、委託先企業の選び方はとても大事になります。今回は、海外アウトソーシングを行う場合に、失敗しない委託先の選び方を整理していきます。
海外アウトソーシング企業の選び方
海外の企業にアウトソーシング(BPO)する場合には、以下のような心配点があります。
- 個人情報の扱いは大丈夫か
- 業務内容は理解できるのか
- コミュニケーション能力はあるのか
- 十分なスキルはあるのか
また一度アウトソーシングの契約をしてしまうと、途中で契約内容を変更することが難しい点も、心配事として出てきます。
さて、ここからは海外アウトソーシング企業の選び方を見ていきます。ポイントは主に以下のような点があります。
- コスト面で選ぶ
- 実績で選ぶ
- 企業の規模で選ぶ
- できる業務内容で選ぶ
コスト面で選ぶ
まず選ぶべきポイントはコスト面です。海外アウトソーシングの一番の目的がコスト削減であることが多いためコストは大切になります。コストは1文字の単価などの金額だけでなく、日本で人財を採用して育てる費用とアウトソーシングを利用した場合もコストを比較して検討することが大切になります。
ポイントとしては、目に見えるコストだけでなくトータルのコストの観点で行うことと、委託先との関係性が強化されていくことで生産性が向上する点も併せて、比較検討していくことが重要となります。
実績で選ぶ
個人情報やデータなどは企業にとって大切な情報となります。これを預けることになるので、信頼ができる企業を選ぶことが大切です。もちろん管理面や運用体制などの確認を行うことも必要になります。
また今までの経験の中で、何を注意する必要があるか、どのようにすれば効率的に業務ができるのか、それによってどの程度の費用対効果が期待できるのかなど、実績を持った企業であれば多くのノウハウや知見を保有しています。これらを活用してスムーズに業務を進められることは大切なポイントとなります。
企業の規模で選ぶ
また別の観点で、企業の規模で選ぶこともできます。例えば多くのスタッフが在籍していると、出来る業務の幅が広がったり、連絡を取りやすくなったりするケースがあります。また一定の規模以上の企業では、法令順守や管理面、対応面でも一定レベル以上であることが多くなります。
しかし、企業の規模=安心性ではないのであくまで参考情報ですし、企業規模が大きくなると融通が利かなくなるデメリットも考えられますので、自社の選定基準で判断を行うようにして下さい。
できる業務内容で選ぶ
業務を委託することになるので、その企業ができる業務内容であるかどうかが大切になります。現状の体制やこれまでの実績などを見て判断をし、併せて実際は打ち合わせをしてから本当にその企業がその業務をできるかどうかを判断してください。
ポイントとして、企業として経験があるかどうかの観点と併せて、実際に作業を行うメンバーの方の経験や知見も確認することが重要になります。会社として経験があったとしても、メンバーに経験がなければ得られるメリットは少なくなってしまいます。
海外アウトソーシング企業を選ぶ時にさらに注意したいこと
続いては、海外アウトソーシング企業を選ぶ際に、追加で注意を行って欲しい内容となります。
- 日本人スタッフに相談できるか
- 担当者が日本語を話せるか
- セキュリティ面の信頼度
日本人が窓口でいてくれれば、何かあった時でもいつでも相談することができるので安心です。細かいニュアンスなども伝えることができるので、できれば相談できる日本人スタッフがいる企業が望ましいです。委託する国によっては日本語のできる外国人財は増えていると思いますが、日本人の窓口に業務指示を行い、担当者にも伝えてくれる体制だとより安心です。
また窓口が日本人であっても、業務に慣れてくると担当者や現場窓口と会話をする機会も出てきます。ですので、日本語で話すことができるに越したことありません。将来的な体制の拡大を見据えると、現地担当が日本語を話せるとより望ましいと考えます。
最後に、セキュリティ面は海外アウトソーシングの企業を選ぶにあたり、見逃せない要素です。個人情報や秘密情報が漏れてしまうと、自社の信頼度が下がるだけでなく責任を追及される可能性もあります。セキュリティ対策の確認以外に、契約にもセキュリティ面の項目を盛り込んでおくことが重要になります。
海外アウトソーシングで失敗する例
最後に、海外アウトソーシングで企業を選ぶ際に、失敗する可能性が高い例を知っておくことで、リスクを回避できる可能性が高くなります。
海外アウトソーシングで失敗をする要因として、以下のような点があります。
- 作業マニュアルができていない
- コミュニケ―ションがとれていない
作業マニュアルができていない
海外アウトソーシングで失敗する例のひとつに、作業マニュアルができていないことがあります。日本人は全て自分でやることが評価されてきたためか、他の人が業務をしやすいようにマニュアルを作ることは得意ではないと思います。
日本人とのコミュニケーションとは変わるため、一定以上の作業マニュアルや指示書を作成することをお勧めします。
誰も見ないような重厚なマニュアルを作成する必要はありませんが、その作業をどこまで対応したらいいのかを、わかりやすく示した作業マニュアルや指示書を作成すると、委託先の企業と意思疎通が図れスムーズに業務を行うことができます。
コミュニケ―ションがとれていない
海外アウトソーシングでは、特に委託先と現場とのコミュニケーションがとれないと、業務がスムーズに進みません。言葉や文化の違う人達であり、価値観も違います。日本人には説明しなくてもいい内容でも、海外の企業とのやりとりであれば説明が必要になることがあります。
これらの失敗する例を払拭するためには、日本語での窓口があること、日本に理解のあるスタッフがいると、解決が容易になります。
最後に
海外アウトソーシングを検討する機会は、これからますます増加してくると思います。委託する業務だけでなく、委託先についても様々なポイントから検討をする必要があります。
弊社では、海外アウトソーシング(BPO)の実績だけでなく、セキュリティ対策、現地駐在の日本人スタッフと日本語を話すミャンマーのスタッフもおりますので、お困りごとやご不明な点等をお気軽にお問い合わせ下さい。担当者より折り返しご連絡致します。
