昨今の人材不足やコスト削減をするために、海外BPOを使う企業は増加していますが、どの業務を自社で行い、どの業務を海外BPOに委託するのかは企業によって異なります。また業務自体に海外BPOに向く業務と向かない業務があります。
以前に「海外BPOサービスのメリットと注意点」でお話した、メリット/デメリットをご紹介しましたが、本日は国内業務と海外BPOの業務の切り分け方法を詳しくご明します。
海外BPOに向いている業務
まずはどんな業務が海外BPOに向いているかを知っておくと、国内業務との切り分けがしやすくなります。大きく分けると以下の3点になります。
- コア業務以外の業務
- スキルの高い業務
- 海外展開をしたい業務
コア業務以外の業務
データ入力や、書類の内容をExcelなどに入力するなど、コア業務ではないが必要な業務があります。現在ではさまざまな業務でこのような入力作業が必要となっています。顧客情報の作成や更新など大切な業務ですし、普段からやっておかないといけないのですが、そのせいでコア業務がおろそかになってしまっては元も子もありません。
残業をしたり新たにスタッフを増員したりすると、当然にコストがかかります。そこで自社のコア業務にならない作業については、全て外部委託することを検討できます。
スキルの高い業務
データ入力などの簡単な作業とは反対に、専門的なスキルの必要なIT関連業務などを専門家に委託する方法もあります。高いスキルを持ったスタッフを採用するためには、時間やコストが必要になります。かといって自社内で育成していくにも、多くの時間やコストが必要になります。
さらにIT業界の進歩のスピードは早く、一つスキルを習得したとしてもまた次のスキルを身に着けていく必要があります。必要な人材を確保し、継続的に適応する体制を維持するには、相応のコストがかかりますので、IT関連の業務を全て外部委託することを検討できます。
また開発だけ、デザインだけなど、必要なプロセスの中で自社で賄えない部分だけを切り出し、外部委託する方法もあります。
IT関連以外にも翻訳など高い技術や特殊なスキルが求められる業務を、海外BPOに依頼する企業が増えています。たとえばフィリピンは英語が母国語であることから、英語圏の人々に商品を販売している企業は、問い合わせやコールセンターなどを海外BPOに委託しているケースが多く見られます。
海外展開をしたい業務
これから海外展開をしていきたいと検討している企業様には、海外BPOはおすすめです。世界に通じるような業務の仕方を取り入れることができるので、海外とのやり取りをスムーズにすることができます。
海外BPOの企業との関係を築くことで、対象国とのパイプを作ることもでき海外展開への足掛かりになる場合もあります。また様々な国の考え方や文化に慣れることで現地の人材を雇用しやすくすることにもつながります。
海外BPOに向いていない業務
それでは次に、海外BPOにむいていない業務の説明をしていきます。それぞれの業種や企業によって異なるとは思いますが、大きくは以下の3点があります。
- 契約をすると内容を変えにくい
- 人材を育てたい業務
- 急ぎの業務
契約をすると内容を変えにくい
海外BPOを委託すると、契約内容を自由自在に途中で変えることは基本的には難しくなります。そのため都度業務内容が変更になるものは、海外BPOには向いていません。ある程度、業務内容が決まっているものを選定する必要があります。
特にベンチャー企業のように業務内容が頻繁に変更する可能性がある企業にとっては、海外BPOを依頼する時には注意が必要になります。
人材を育てたい業務
外部に委託をしてしまうと、自社内の人材を育てることは難しくなります。そのため自社の社員に経験を積ませて育てていきたい業務は、海外BPOには向いていません。ただ海外BPOがアドバイザーのような立ち位置で、外部のスキルを効率的に学ぶ方法もあります。
このような環境つくりをするためには、委託先の海外BPO企業との関係を良好に保つことが重要になります。
急ぎの業務
海外BPOを依頼する際、打ち合せや準備を入念にする必要があり、またセキュリティ面での十分な確認など、実際に業務を始めるまでにある程度の時間が必要となります。そのため急ぎの業務を依頼することはあまりおすすめができません。
無理やり進めて、意図が伝わらないまま結局は社員が全て修正するといったことのないようにしてください。
また急ぎの業務ということは、内容が頻繁に変わるということでもありこの面から考えても、海外BPOには向いていないと考えます。
最後に
海外BPOは賢く使えばメリットは大きいですが、安易に考えてしまうと思わぬ落とし穴に落ちることがあります。
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